Wanneer heeft het zin om voor huisstijlbewaking een hulpmiddel zoals een communicatie toolbox of een brandportal in te zetten? Door de toenemende professionalisering en digitalisering van organisaties willen afdelingen en individuele medewerkers bij voorkeur zelf met hun doelgroepen communiceren. Daarbij komt dat de centrale communicatie en marketing afdelingen hun prioriteiten moeten concentreren op de corporate communicatie en het ontwikkelen van nieuwe strategieën. Daardoor komt de vertaling naar de (lokale) markt en belanghebbenden steeds meer neer op de medewerkers in de vestigingen, afdelingen en projecten.
Hoe faciliteer je lokale communicatie en marketing?
Waar vinden zij de juiste instructies, bronbestanden, beeldmateriaal en voorbeelden? Met wie doen zij zaken? Hoe wordt de kwaliteit van al die uitingen bewaakt? Omdat zij de afnemers en andere doelgroepen het beste kennen, kan een afdeling of de lokale medewerkers de boodschap meestal goed overbrengen. Hierdoor neemt de behoefte toe aan gepersonaliseerde communicatiemiddelen. Jou collega’s ter plaatse weten ook welke communicatiekanalen het beste werken. Zo zal de communicatieadviseur van een infrastructuur project zelf willen beslissen over de inzet van gedrukte en digitale nieuwsbrieven, de timing van kennisgevingsadvertenties en het gebruik van informatieborden in de buitenruimte. En zo zal een hr-medewerker net zo makkelijk personeelsadvertenties willen maken voor de relevante vakbladen als voor social media. En zo zal een franchisenemer willen werken met eigen aanbiedingen en experimenteren met een persoonlijke call-to-action.
Toegankelijke centrale plek voor huisstijlbewaking
Een communicatie toolbox is een hulpmiddel om communicatie en marketing te ondersteunen. De toolbox is toegankelijk voor iedereen die in zijn of haar functie communicatiemiddelen nodig heeft. Een goede toolbox biedt gemak en snelheid voor de gebruiker en automatiseert routine handelingen. Daardoor zorgt een communicatie toolbox voor een besparing van tijd en kosten. Door de centrale plek voor logo’s, huisstijlbeelden, huisstijlhandboek en het gebruik van opmaak sjablonen (templates) faciliteert een toolbox het maken van herkenbare communicatiemiddelen. Daarmee draagt iedere medewerker bij aan een consistent merkbeeld met de gewenste merkbeleving.
Implementatie nieuwe huisstijl is het moment voor een communicatie toolbox
Bij de implementatie van een nieuwe huisstijl wordt een huisstijl handboek of stijlgids ontwikkeld. Wij helpen regelmatig bij het inrichten van een online huisstijl handboek. Wij creëren dan een centrale plek voor logo’s, huisstijl elementen, instructies, huisstijlbeelden, office-sjablonen en de belangrijkste opmaakbestanden. Met de Indesign document generator van een ISI Brandportal worden vervolgens gestandaardiseerde communicatiemiddelen, zoals visitekaartjes en badges geautomatiseerd. Het online huisstijl handboek biedt op die manier direct al meer dan een traditioneel huisstijl handboek. Met de interactieve opmaak templates kunnen de gebruikers direct aan de slag met de nieuwe huisstijl. Daarbij is grip op de nieuwe huisstijl automatisch geborgd.
Andere aanleiding voor communicatie toolbox en huisstijlbewaking
Bij een bestaande huisstijl is er vaak een aanleiding, waarom communicatie of facilitaire professionals op zoek gaan naar een hulpmiddel om op een slimme manier grip te houden of terug te krijgen op de toepassing van de huisstijl. Kostenbesparing zien we ook vaak als argument. Veel voorkomende routine bestellingen van drukwerk of het opmaken van social media banners en personeelsadvertentie kosten ongemerkt veel tijd van eigen medewerkers of externe bureaus. Vermijdbaar, want het automatiseren van deze routine werkzaamheden is relatief eenvoudig en maakt het werk voor de betrokken medewerkers makkelijker en leuker. Omdat zij direct resultaat zien en het bestellen automatisch bij de geselecteerde leveranciers verloopt. Geen administratief werk, terwijl het contractmanagement van de inkoop op ieder moment inzicht heeft in de bestellingen en de statistiek.
Samenvattend over communicatietoolbox en huisstijl bewaking
Nieuwe media en de uitgebreide keuze uit digitale en geprinte communicatiemiddelen vergroten zowel de wens van decentraal werken met gepersonaliseerde uitingen, als de wens om grip te houden op de huisstijl. Een communicatietoolbox kan daarbij helpen. Gemak en vrijheid voor afdelingen en lokale medewerkers, zonder de consistente stijl van het merk en de merkbeleving uit het oog te verliezen. Een ISI Brandportal biedt de benodigde software. ISI en haar partners helpen je graag om de toepassing specifiek te maken voor jouw organisatie.