Ben je benieuwd hoe Printshopz in een jaar tijd 80% van haar productie automatiseerde? In deze casestudy lees je hoe wij Printshopz hebben ondersteund met hun workflowautomatisering. Ook het effect van de automatiseringen op de organisatie lees je in dit artikel.
Achtergrond
Net als vele andere bedrijven is Printshopz een typisch zolderkamer bedrijf. Althans, dat was het. De afgelopen 6 jaar is er veel gebeurd. In deze casestudy nemen we je mee in het verhaal van Printshopz. Hoe automatisering de groei heeft gefaciliteerd die het bedrijf de afgelopen 6 jaar heeft doorgemaakt.
In 2014 werkten de oprichters Bjorn en Maarten nog in de horeca. Daar zagen ze op familiefeesten regelmatig skydancers, Abrahams en Sarahs voorbij komen. Een zaadje was geplant. Niet veel later arriveerden hun eerste opblaas Sarah, Abraham en skydancer uit China. In eerste instantie voor de verhuur.
Al snel rees echter de behoefte om met name de skydancers te personaliseren. Een nieuwe fase voor de jonge onderneming diende zich aan. Het bedrijf maakte de omslag van een verhuurbedrijf naar een productiebedrijf. De blowers werden nog steeds geïmporteerd uit China, de confectie gebeurde in eigen huis. Eerst nog onbedrukt maar al snel werden bedrukte skydancers toegevoegd aan het assortiment.
Vanuit de visie om productie in eigen huis te doen, werd al vroeg geïnvesteerd in een sublimatieprinter om de skytubes en skydancers mee te bedrukken. Door deze investering was het nog maar een kleine stap naar een breder assortiment met producten zoals beachflags en spandoeken die op dezelfde wijze gepersonaliseerd worden.
Met het verstrijken van de jaren groeide ook het machinepark van Printshopz. Waarmee het assortiment en de productiecapaciteit zijn vergroot. Voor Printshopz heeft vanaf het begin de klant centraal gestaan. Alle investeringen zijn gedaan met het oog op een zo goed mogelijke klantervaring.
De behoefte
Printshopz heeft de afgelopen jaren een sterke groei doorgemaakt. Om dat in de komende jaren ook te kunnen doen, is Printshopz vorig jaar begonnen met het automatiseren van haar interne processen. Getipt door een van de printerleveranciers, waarmee gesprekken werden gevoerd voor een nieuwe UV printer, kwam het contact met ISI tot stand.
Printshopz had inmiddels een lijst van 4 pagina’s met wensen voor hun workflowautomatisering. In de basis was dit terug te brengen tot het automatiseren van handmatige handelingen:
- Controle van aangeleverde bestanden
- Rek – en krimp – verhoudingen berekenen.
- Meeprinten van belangrijke orderinformatie
Alle automatiseringen die bij Printshopz zijn uitgerold, zijn gericht op een efficiënt productieproces. Hierdoor blijft er meer tijd over voor persoonlijk contact met de klant gedurende het orderproces.
“Het automatiseren van onze web-to-print workflow heeft ervoor gezorgd dat wij menselijke aandacht kunnen toevoegen op de plekken waar dat ook écht waarde toevoegt. We hebben het aantal fouten kunnen terugbrengen en hebben meer tijd om aandacht te besteden aan onze klanten!”
Bjorn Wissink, Directeur Printshopz
De oplossing
Samen met Printshopz zijn we aan de slag gegaan met de wensenlijst. Door bij de basis te beginnen zijn we in staat geweest grote stappen te zetten. In eerste instantie hebben we gekeken naar de orderinformatie uit de 30 webshops die Printshopz in beheer heeft.
Met een standaard Fileboxx configuratie (Enfocus Switch in combinatie met PitStop Server) zijn we gestart met het uniformeren van de order xml’s die door de verschillende webshops werden gegenereerd. In sommige gevallen was ook uitbreiding van de xml nodig. Alle webshops leveren nu op identieke wijze input aan de productie. Hierdoor is Printshopz nu in staat om 80% van haar orders automatisch te produceren.
In een jaar tijd is Printshopz van nagenoeg geen workflow dus gegroeid naar een organisatie waar 80% van de orders geautomatiseerd wordt verwerkt. De begeleiding vanuit ISI was in de beginfase nog intensief maar op dit moment is Printshopz in staat om zelf nieuwe productiestromen te automatiseren. Recent zijn door Printshopz zelfstandig nog een productielijn voor gepersonaliseerd behang en gepersonaliseerde mondkapjes toegevoegd. ISI heeft hier geen ondersteuning in hoeven verlenen.
Resultaat
Door de workflow te automatiseren zijn de medewerkers van Printshopz in staat om meer aandacht aan de klanten te geven. Zo worden fouten nu eerder gesignaleerd, en is er tijd om even contact met de klant op te nemen om de fout te herstellen. In de oude situatie was dit niet denkbaar omdat de ordermanagers druk waren met het begeleiden van de productie. Nu de meeste orders geautomatiseerd door het productieproces heengaan is er ruimte gecreëerd voor aandacht voor de klant. Dit betekent niet alleen een efficiëntere werkwijze, maar ook een daling in het aantal faalorders van 10% naar ongeveer 2%.
Tot slot heeft het automatiseren van de meest voorkomende orderstromen geleid tot een veel schaalbaardere organisatie. Een stijging van het aantal orders leidt niet direct tot nieuwe investeringen of druk op de planning.
